你不知道的簡報技巧和白板測驗，專訪Hayden Tseng（上篇）
在澳洲的工作，設計師非常需要去表達自己的想法，不論是會議或是面試，會需要做簡報和白板挑戰。作者邀請到目前在亞X遜雲端運算服務 (AWS) 擔任亞太地區的資深開發經理 Hayden Tseng 跟我們分享，從過去擔任諮詢顧問以及到目前的工作，他是怎麼與人溝通，以及在會議呈現簡報。
訪談概要
- 請你簡單的自我介紹。
關於簡報： - 請問你工作時，哪種會議需要簡報？
- 請問什麼情況你覺得需要用簡報去呈現？
- 請問怎麼讓聽眾更願意去聽你的演講？
- 怎麼準備公司/上班的會議呢？
- 請問怎麼克服怯場？
1. 請你簡單的自我介紹。
大家好，我是Hayden，目前在亞X遜 (AWS) 擔任亞太地區的資深開發經理，主要幫大企業利用雲端服務，還有提供平台來加速創新和改變經營模式。我13歲時搬去紐西蘭當國際學生，一路從高中讀到了大學，之後分別在紐西蘭跟澳洲工作。2007年大學畢業之後，剛開始工作經驗是有關醫療管理跟商業管理（例如說流程改善 Process Improvement + 服務重新設計 Service Redesign）。到了後期便開始了作諮詢跟顧問相關的工作，工作內容也跟雙鑽石設計流程（Double Diamond Design Process），設計思考 （Design Thinking）還有共同設計（Co-design）一直有關，也很慶幸跟不少設計師， 架構師還有專案經理合作過。我從過去到現在的職務，都非常需對內與外溝通。
關於簡報
2. 請問你工作時，哪種會議需要簡報？
公司會議報告機會每天都會遇到，不管是跟自己的團隊或是對客戶。因為簡報是個比較有效率溝通的方法，但是也要看會議內容去決定你會議的方式，譬如說有時候你要主持一個工作坊（workshop），或是需要大家一起腦力激盪（brainstorming）。使用簡報的好處是你可以用視覺去跟會議者產生共鳴 （visual resonance）還有讓大家比較能專注的在問題點上來做討論。
其實簡報並不等於做PowerPoint， 他只是一種輔助的工具。
其他像海報展示和論文簡報，或者是手寫，都是很好的呈現方式。其實我目前的公司亞X遜是禁止使用PowerPoint的，我們規定只能用叙述（narrative） 或者備忘錄 （memo） 的方式來呈現 （然而設計新產品時則是用新聞稿 +常見問題集 Press Release/FAQ 的方式來呈現）。
3. 請問什麼情況你覺得需要用簡報去呈現？
通常在會議時間有限的時候。你可以選擇用簡報的方式有效率的把你的訊息傳查出去。也可是你想呈現你的概念證明（Proof of Concept），在呈現之後問聽眾意見。
其他的情況向多人的網路研討會 （webinar），現場訓練（live training），線上課程（online class） 或者比較需要透過插圖或者是影片來傳達的訊息，簡報會比較合適。 簡報比較不適合用在需要觀眾自己讀的講義 （handout） 或政策和程序的文件（policy & procedure document），也不適合用在比較正式的提案（proposal）或專案報告（project report）。
4. 請問怎麼讓聽眾更願意去聽你的演講？
以下有幾個技巧讓你可以更自信的演講：
- Know your audience — 首先你要知道今天參與者以及聽眾是誰（可按年齡或職業分類），這樣你才能準備適合他們的內容和資訊。把你自己想成是其中一個聽眾，有什麼資訊會比較難理解？什麼樣的內容會聽起來比較無聊？你希望在這個演講中學到什麼? 譬如說，今天你聽眾裡有會計師跟設計師，通常會計師在意的是數據，設計師會對視覺提示（visual cue）或是使用者旅程比較感興趣。當然有時間的話，能有不同的簡報去吸引不同職位/背景會比較好的聽眾。
- Keep it simple, stupid — 你的簡報設計應該要簡潔而易懂，利用3秒鐘法則 (3 second rule) 來測試你每一頁的簡報，如果你的聽眾沒有辦法再3秒鐘內一目了然/理解你簡報中的資訊 ，那表示你這張簡報太過複雜會導致成反效果。我們常常看到演講中參加了很多複雜的條狀圖或是線型圖，可是如果你台下的觀眾看不清楚的話，那這個插圖只是浪費你簡報的空間而已。
另外要記得不要用過量的簡報 ，如果你的演講是1個小時扣除15分鐘的問答，那你應該只有10到15張的slides來做你45分鐘的演講（3 to 5 minutes per slide） 。 - Tell a good story/ be entertaining — 在演講台上你是一個表演者還有說故事的專家， 當你想傳達的訊息是以說故事的方式來表達時， 聽眾會很容易的理解，吸收並記住你的演講。 有效的利用你的簡報（譬如圖片或影片） 還有非語言表達（non-verbal language） 譬如儀表、舉止、語氣、聲調和表情， 來拉近你跟聽眾的距離。大家有空可以多看 Ted Talks 來學習不同的演說技巧和說故事的方法。
- Overcoming the fear of making mistakes — 不要怕犯錯，再有經驗的演講者每一次的演講也都有犯錯的時候。出錯了也不需要這樣聽眾道歉，要懂得自嘲或說一些笑話帶過就好了，記得把你的注意力從頭到尾都留在觀眾的身上，你一慌張就會顯得不專業。
5. 怎麼準備公司/上班的會議呢？
首先會議的發起人，需要確保每次開會前所有的團隊都清楚了解開會的議程（agenda） 和結果 （outcome） 。在開會之前，可以制定一些大家都在遵守的條規，像是簡報結束後在提問，或是每一次討論時只能一個人發言。
和演講一樣，你（meeting presenter） 必須要知道今天的會議參與者有誰，去避開房間裡的大象 （elephant in the room） 。 比方說如果有比較主管級的人物在會議中，他們會導致其他成員不敢發言或把真正的想法說出來，你也可以在會前跟你的主管達成共識你，說你的會議目的，讓他在開會前，讓大家知道這會議是主要聽取所有人的意見，這樣參加會議者就不會有太顧慮。
會議演講者（Meeting presenter） 的內容最好是能比較談話性（conversational） 以及關聯性（relevance），這樣聽者會比較好吸收，也能從中藉由你的想法與個人經驗產生連結。另外，能夠有效地引起大家的互動是很重要的，在過程中你要適時的讓大家發表意見，這就要看你主持的功力，有些人在會議中比較喜歡一直表達自己的意見，而去霸佔了整個會議的時間。如果預期內容可能會比較乾，就要準備一些比較能互動還有開放性（open ended）的問題丟給不同的同事。如果是新同事或是大家比較不熟的話，你可以在開會前跟你比較熟的同事串通好，在你丟問題時，他可以幫忙回答，這樣讓其他參與者更願意去互動。
最後，如果是有主題以及目的性的討論，討論的內容有時會跟主題有點偏離/脫軌（derail）或是掉進無底洞的討論（go down the rabbit hole），你可以在白板上設定一個停車區（parking space），引導這個話題先停妥在這，之後延伸環節可以在分開討論。
6. 請問怎麼克服怯場？
老話一句，就是練習，練習，再多練習。演講開會之前，做一些預演（dry run，rehersal），你可以找你的同事，家人，朋友跟你練習。跟家人朋友練習的好處是可以練習把專業的內容，講到非專業都能聽懂。
你可以談自己很熱衷的事來做開場，譬如說你有小孩，有兩隻貓，或者你很喜歡爬山，解釋一下你的中文名字是什麼意思 。這些不但可以幫助你暖身，也能讓聽眾能更加了解你這個人的性格 （personality） 還有文化背景。
認識本文作者：Janet Liu
台灣設計師在澳洲社團的社長，旅居澳洲十年的台灣人，目前在墨爾本擔任UX設計師。在澳洲工作時，曾被不同的台灣人幫助，決定創社連結更多在澳洲的台灣設計師。除了設計之外，希望讓更多人從文化差異上，從別的文化學習優點，但也別忘了自己的優勢。
執行編輯：Vivi Lin
核稿編輯：Sophia Cheng
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