在大大小小的求職面試過程中,有沒有被面試官問過類似以下的問題呢?

「能估計一下OO市一天賣多少杯咖啡嗎?」
「今天你有個客戶想要創立一家線上販售寢具的公司,你會給他什麼建議?」
「公司某項產品的利潤去年一口氣掉了15%,你能分析一下原因嗎?」

如果遇到了,千萬不要以為面試官想和你來一場腦筋急轉彎遊戲,快速回答一個有趣但經不起推敲的答案。因為,你很有可能是遇到面試中的魔王——個案分析Case Study了。

個案分析Case Study是什麼?會出現在什麼產業?

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Photo by Charles Deluvio / Unsplash

現今社會快速發展,市場走向難以預測。企業為了選拔具有批判性思考能力,能夠快速應對各種未知議題的人才,發展出了「個案分析」此一面試關卡。藉由對談,觀察候選人的邏輯組織能力、好奇心,以及分析思考方向是否和公司文化相符。

首先在面試過程中加入個案分析的是管理顧問業,畢竟他們的工作性質便是協助客戶找到商業問題的解方,個案分析可以說是顧問們日常工作的簡化版。後來其他產業,例如科技、金融、FMCG等,逐漸開始體認到選拔具有快速分析問題能力候選人的重要性,陸續也在面試過程中加入了個案分析的環節,題目也越發多元,通常會依照產業和公司經營模式作調整。

從零開始準備個案分析Case Study

一般來說,想要成為一個對個案分析比較上手的人,需要經歷以下幾個階段。(此處我不用個案分析高手,因為這領域實在太五花八門,想要成為高手很難,只能說熟悉技巧,明白該從什麼角度開始分析。)

熟悉面試形式

目前採用個案分析面試的產業太多,在正式開始準備個案分析前,首要任務是先了解:你心儀產業的個案分析面式形式是怎麼樣的?

儘管老生常談,這點還是時常被求職者忽略。許多人習慣直接在搜尋引擎上打「個案分析 怎麼做」之類的關鍵字,搜到幾篇文章後,就一頭熱的栽進去學習。

但你學的是對的嗎?如果你要面試的是麥肯錫、BCG等管理顧問業龍頭,結果學的卻是科技大廠Google和Facebook的內容,不能說沒有用,只能說你付出的成本,可能跟實際效益不成比例。所以還是建議求職者精準學習,熟悉自己目標產業的面試形式。通常我會建議至少了解該如何跟面試官互動?有疑問時該如何反問?公司有偏好特定的分析模板嗎?

掌握分析框架與步驟

對產業的面試形式有一定了解後,就可以進入學習個案分析技巧的層面。

常見的個案分析面試時長從20分鐘至40分鐘不等。取折衷的30分鐘作為例子,談談我自己習慣的分析步驟與框架。

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  1. 了解問題(5分鐘)

許多人覺得面試時提出問題會讓自己顯得不夠專業,但這點在個案分析的環節中並不適用。相反的,個案分析十分看重面試者問問題的功力,甚至坊間專門教授個案分析的參考書籍和課程,都會再三提醒面試者遇到個案分析時,第一件要做的事便是提問。

為什麼呢?
很簡單,因為這才符合現實情境。

在真實的商業環境中,我們面對一個全新的專案,絕對不可能完全不蒐集資料,就直接天馬行空想出解方。而是得按步就班,釐清需求(problem clarification),確保自己的方向和客戶/主管需求一致,才開始進行,否則最後的產出(deliverables)和對方內心期待不同,那前面所做的都是白工。

面試時也是一樣的,面試官丟出的題目通常只有短短一兩句話,或者只是個有些模糊的商業點子。這時,面試官期待的其實是:來問我問題吧!先把背景資料蒐集齊全,確定接下來要前進的方向

2. 建構真正可行的框架(5分鐘)

簡單來說,這階段就是為接下來的個案分析建造一個健壯的骨架。我們整理分析從第一階段問答得來的資訊,將所有內容邏輯化,盡量簡單且有條理的呈現出來。

近年來個案分析面試普及化,面試過程中,常遇到一些有事先做功課的面試者使用管顧業界愛用的4P、5C或者SWOT等方法來建構分析框架。我自己覺得這樣也不錯,有熟悉使用的模板,分析問題時比較不容易手忙腳亂,只是仍要提醒面試者——模板是死的,商業問題是活的,切記靈活調整內容,才不會讓面試官覺得你只是在背模板

至於不了解模板的面試者,其實也不用緊張,這階段只是想了解候選人邏輯分析能力,所以只要把握住兩點即可:(1)框架結構根據現有資料來建構;(2)把握MECE(mutually exclusive, collectively exhaustive)的概念,內容完整不重複。

3. 分析驗證與面試官溝通(15分鐘)

骨架有了,接下來我們要為這個商業問題填一點肉。這是我個人認為最關鍵、也最常讓面試者翻車的一關。

面試者得仰賴自身的商業知識(business sense),在框架基礎上,提供額外的內容,有可能是點出潛在的商業風險、收集資訊的管道又或者是建議解決問題的方法等等。

除了注重商業知識外,這一階段也相當考驗面試者的表達能力,以及與面試官的溝通技巧。千萬不要以為第一階段問完面試官問題後,就能進入你埋頭努力分析,面試官無聊發呆(?)的狀態。反而,面試者應該一直抱持著和面試官同步(synthesize)的狀態。

通常這時候的面試官心裡想著:「前面我提供你這麼多資訊,讓我看看你用這些資訊分析出了什麼吧。」如何有條理地告訴面試官「因為......所以......」是這階段最關鍵的考驗。除了讓面試官知道你的分析進度外,維持同步還有一個非常重要的原因,那就是:確保你的分析沒有走歪。

到了這個階段,資訊內容越趨龐大,許多面試者容易迷失方向,最後越走越偏。隨時和面試官確認自己的方向是正確的,若是走歪了,馬上調整回來,才不會發表的時候跟面試官雞同鴨講、牛頭不對馬嘴。

4. 分析結果發表(5分鐘)

最後一哩路,撐過去就好了!

基本上只要前面幾個階段都有穩紮穩打完成,最後的結果發表,就是講一個總結了所有內容的精簡故事。講故事的方法太多種,講種最常見的吧。

1. 回顧商業問題本身:幫面試官恢復一下記憶
2. 分析邏輯:講述你怎麼分析的,手上有哪些資料
3. 建議的解方:應該採取什麼樣的行動?你的建議是什麼?
4. 其他:補充一些前面故事中沒提到的內容,通常是目前缺少哪些資料,可能會造成什麼風險

準備個案分析的一些建議

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首先是練習再練習(mock interview),個案分析千奇百怪,絕對沒有學完的一天,只能靠不斷的練習來磨練自己的思考邏輯以及反應速度。我曾聽商學院的朋友說過:「30次mock interview能夠換來一個offer。」這當然不是一個具體的數字,但有練有保佑,想要找到心儀好工作,努力必不可少。

再來,不要盲目地練習,做完個案分析練習,不要把案例直接畫個叉後丟到書堆裡,結束後的歸納總結往往才是精華所在。了解自己的不足點在哪,如何改進,才會進步得更快。

習慣問問題,亞洲內斂文化影響,大部分的亞洲人還是不習慣問問題,小心翼翼提出一兩個問題後,就默默不語。但這在個案分析真的是大忌!練習問問題吧,想清楚為什麼要問這個問題?你想要得到什麼樣的解答?這對面試真的很有幫助。

最後,個案分析不只是一個特定的面試環節,而是日常職場中每天遇到、需要我們來解決問題的情況。因此,就算不面試,了解一下也是好的,對溝通和邏輯思考很有幫助喔。

認識本文作者:I Cheng Huang

土生土長的台灣孩子,期許自己實事求是,但總是天馬行空。本業是在數據堆裡打滾的行銷人,夢想成為作家。目前旅居紐約,每天在大蘋果中書寫世界的故事。

執行編輯:Vivi Lin
核稿編輯:Sophia Cheng

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